HEDEF-ALLIANCE ONLINE FATURA AKTARIMI KULLANIM KILAVUZU

Programın kullanılabilmesi için gerekli olan versiyonlar;

Hedef-Alliance fatura aktarımı İletişim Online eczane programının 4.4.4 versiyonu ve üst versiyonlarında yer almaktadır.

E-Fatura Modülünün kazandırdıkları;

E-Fatura bölümü stok tutan ve stok tutmayan eczacılarımız için iki farklı formatta hazırlanmıştır.

Stok tutan eczacılarımız;

Satın almış olduğu ürünlerin; adetlerini, mal fazlalarını, iskontolarını, miadlarını ve fiyatlarını görüp düzeltebilecektir. Program otomatik olarak fiyatı değişen ürünleri tespit edecek ve yeni fiyatlarını programa işleyecektir.

Ayrıca fatura tutarları ile faturaların vadelerini de program otomatik olarak işleyecektir.

Stok tutmayan eczacılarımız ise;

Satın almış olduğu ürünlerin, fatura toplamı ile vadelerini görebilecek ve bu tutarlara göre ödemelerini kontrol altına alabileceklerdir.

E-Fatura Modülünün Kullanım Ayarları;

Online İşlemler Menüsünden Hedef Ecza Deposu E-Fatura bölümüne girilir.

Aktarım Ayarları bölümünden bir defaya mahsus ;

Çalıştığımız Ecza depolarının programa kayıtlı olduğu cari hesabı seçilir.

Stok detaylı aktar seçeneği işaretli olduğunda ( stok tutan eczacılarımız için ) faturada yer alan ürünler aktarılacaktır. İşaretli olmadığı takdirde sadece fatura tutarı ve faturanın vadeleri aktarılacaktır.

Eczane vergi numarası otomatik olarak gelecektir. Aralarda boşluk varsa silmeniz gerekmektedir.

Ayarlarını yapmamız gerekmektedir.

Faturaların internet üzerinden transfer edilmesi:

Online İşlemler Menüsünden Hedef Ecza Deposu E-Fatura bölümüne girilir.

1- İnternet bağlı olup olmadığını kontrol etmemiz gerekmektedir.

2- Kontrol butonuna basarak yeni gelen fatura olup olmadığını kontrol etmemiz gerekmektedir. Gelen fatura varsa yukarıdaki resimde yer aldığı gibi mavi bar fatura sayısını gösterip ilerleyecektir. Mail kontrol işlemi bitti aktarım yapabilirsiniz ibaresi ile fatura alma işlemini bitirebilirsiniz.

3- İnternet ile herhangi bir işiniz yoksa kesebilirsiniz. Çünkü internet bağlantısına diğer işlemlerde gerek yoktur.

Faturaların Eczane Programı içerine kayıt edilmesi:

Kontrol butonu ile gelen faturalar, Aktar butonuna basılarak aktarım işlemi yapılacaktır.

Burada aktarım ayarlarında stok detayı aktar seçili değilse aşağıda anlatacağımız işlemler gerçekleşmeyecek fatura ve vadeleri otomatik olarak aktarılacaktır. ( Stok tutmayan eczacılarımız için )

Stoklarını takip eden eczacılarımız için adım adım fatura kayıt edilmesi;

Faturadaki ürün tanımlı değil veya barkodu farklı ise karşımıza yukarıdaki ekran gelecektir.

Gerekli düzenlemeyi yaparak yeni çıkan bir ürünse otomatik olarak programa kart açabilir veya barkodunu değiştirebilirsiniz.

Özellikle itriyat ürünlerinde sağlıklı bir barkod sistemi olmadığı için aynı ürünler için tekrar tekrar uyarıları almamanız için program otomatik olarak 2. barkod hanesine Hedef Ecza depolarının kendi özel stok kodunu kaydedecektir.

Fatura yer alan ürünün hesaplama tipi eczane programında yer alan hesaplama tipi farklı ise,

Ürün itriyat grubunda iken ilaç veya ithal ilaç grubuna kayıt edildiği anlamının taşımaktadır. Ürün kartına girip ürün grubunu değiştirmeniz gerekir. Bu işlem faturalarınızın ve envanterinizin sağlıklı olabilmesi için gerekmektedir.

Fatura yer alan ürününün fiyatı ile eczane programında yer alan fiyat farklı ise

Ürünün fiyatı düşmüş veya yükselmiş anlamını taşımaktadır. Bu şekilde faturalar aktarılırken ürün fiyatları da güncellenecektir.

İtriyat kalemleri içinde eczane programında belirtilen kar oranına göre de otomatik olarak fiyat değişimi yapılabilmektedir.

Fatura aktarım sırasında uyarıları dikkate almadığınız takdirde fatura aktarılmayacaktır. Ayrıca gelen dosyada problem varsa yine aktarım işlemi yapılamayacaktır.

Yukarıdaki şekilde görüldüğü gibi aktarılan veya hatalı faturaları görebilir yazıcıdan çıktı alabilirsiniz.

Oluşabilecek hatalar veya geriye dönük işlemleriniz için bilgisayarınızda aktarmış olduğunuz e-faturalar kayıt edilir ve saklanır.

Aktarılan eski dosyaları silmek için bu bölüm kullanılabilir, ancak burada dikkat edilmesi gereken kısım aktarım esnasında herhangi bir hata olmamalıdır. Çünkü bu faturalar aktarılmadan silinecektir.

Ürün Miadları takip eden eczacılarımızın yapması gerekenler;

Miad tutan eczacılarımız maalesef miadları tam olarak E-Fatura Modülü ile aktaramayacaklardır. Hedef Ecza Deposundan gelen faturalarda yer alan miadlar depoda yer alan en yakın miadlardır yani o miad size gelmemiş olabilir.

Bu sorunu gidermek için programda sizler için ilaveler yaptık. Faturalanmış irsaliye üzerinde değişiklik yapma izni verdik tabiiki fatura vadelerini tekrar girmenize gerek kalmadan...

Girişler bölümüne girerek buradan irsaliye fatura girişlerine girdiğinizde Yeni irsaliye ekranında fatura numarasını yazarak veya F6 BUL ekranından faturalı irsaliyeleri seçip işlem yapacağınız irsaliye üzerindeyken ENTER tuşuna basarak doğru miadlarınızı girebilisiz.

Aktarılan faturaları görme ve işlemler yapma;

İrsaliye fatura bölümünden aktarılan faturaların ortalama vadeleri görülebilir.

Birden fazla fatura seçilip faturaların toplam ortalama vadesi hesaplanıp ödeme planı hazırlanabilir.